“KPI’s? Gooi die managementporno maar in de Maas!”

“KPI’s? Gooi die managementporno maar in de Maas!”

Wie ‘meten is weten’ zegt, kan rekenen op een instemmende knik. Behalve van de timmerman. Die pareert naar alle waarschijnlijkheid met ‘meten is meten’. We raden voor inzet van Power BI een bezoek aan die timmerman aan. Meten is makkelijk, maar weten vloeit daar niet automatisch uit voort.

Innovatief navelstaren voor gevorderden

Een belangrijke bijdrage aan ‘meten om het meten’ wordt geleverd door Microsoft Power BI. Hiermee kun je vanuit een grafische omgeving gegevens analyseren. We zouden geen kwaad willen spreken over dit baanbrekende product. Behalve dat het wellicht iets te makkelijk in te zetten is. Mensen gaan meten zonder na te denken over het waarom. Het gevolg: innovatief navelstaren voor gevorderden. Een klant verwoorde zijn ongenoegen over dit fenomeen wat sterker:

“KPI’s? Gooi die managementporno maar in de Maas!”

Automatisering lost niet alles op
Power BI positief inzetten

Kun je Power BI ook positief inzetten?

Het zal niemand verbazen dat wij als leverancier van Microsoft Office 365 daar ‘ja’ op antwoorden. Power BI zit standaard in Microsoft Office 365. Wie met Word en Excel werkt (en wie doet dat niet?), heeft toegang tot Power BI. Maar om er voordeel mee te doen, zul je het juist moeten inzetten. Power BI is fantastisch om processen in kaart te brengen. Het is minder handig om de progressie naar doelen te meten. Meten en weten hebben, zoals gesteld, niet noodzakelijkerwijs iets met elkaar te maken.

Kun je Power BI ook positief inzetten?

Het zal niemand verbazen dat wij als leverancier van Microsoft Office 365 daar ‘ja’ op antwoorden. Power BI zit standaard in Microsoft Office 365. Wie met Word en Excel werkt (en wie doet dat niet?), heeft toegang tot Power BI. Maar om er voordeel mee te doen, zul je het juist moeten inzetten. Power BI is fantastisch om processen in kaart te brengen. Het is minder handig om de progressie naar doelen te meten. Meten en weten hebben, zoals gesteld, niet noodzakelijkerwijs iets met elkaar te maken.
Kun je Power BI ook positief inzetten?

Heb je er één gehaald dan dient het volgende aandachtsgebied zich alweer aan. Kortom: wie met KPI’s werkt, hoeft zichzelf nooit te vervelen.

Boekingsfouten

Neem een voorbeeld. Ieder warehouse kampt in meer of mindere mate met boekingsfouten. Power BI is in te zetten om te achterhalen hoeveel pakketten verkeerd ingeboekt worden. Je kunt op basis daarvan ‘verkeerd inboeken’ als KPI pakken en eisen dat dit met de helft afneemt. Bouw er een campagne omheen en let wat scherper op. Voor je het weet heb je je doel bereikt. Een mooie prestatie. Of niet?

Fouten detecteren
Wat levert het op?

Wat levert het op?

Waar komen de verkeerde boekingen vandaan? Is er iets te zeggen over het type pakket dat verkeerd wordt ingeboekt? Wanneer worden de meeste fouten gemaakt? Hoeveel tijd is er ingeruimd om pakketten in te boeken? Hoeveel ruimte hebben medewerkers om met afwijkingen op de norm om te gaan? Wat heeft het terugdringen van verkeerde boekingen het bedrijf opgeleverd?

Wat levert het op?

Waar komen de verkeerde boekingen vandaan? Is er iets te zeggen over het type pakket dat verkeerd wordt ingeboekt? Wanneer worden de meeste fouten gemaakt? Hoeveel tijd is er ingeruimd om pakketten in te boeken? Hoeveel ruimte hebben medewerkers om met afwijkingen op de norm om te gaan? Wat heeft het terugdringen van verkeerde boekingen het bedrijf opgeleverd?

Wat levert het op?

Werk vanuit inzicht, met meetbaar resultaat en op een manier die medewerkers motiveert. Dan draagt Power BI bij aan je resultaat.

Een belangrijke KPI

Zeker in een warehouse wordt de tijd die medewerkers nodig hebben om taken uit te voeren scherp in de gaten gehouden. Dat is een belangrijke KPI. Het zal niemand verbazen dat mensen creatief worden als er problemen zijn die voor vertraging zorgen. Waarom een probleem oplossen als je er met verkeerd inboeken direct vanaf bent? De KPI ‘tijd’ is van meer belang dan het proces.

focus op de belangrijke KPI's
Denk in oplossingen en heb succes

Succes?

Ga je dit oplossen met een KPI die verkeerde boekingen bij houdt, dan verschuif je het probleem. Op je Power BI dashboard zie je resultaat. Maar na dit ‘succes’ zal een nieuwe KPI nodig zijn. Bijvoorbeeld ‘vermiste pakketten’. Die moet dan ook weer naar beneden. Zijn de vermissingen opgelost, dan is het tijd om de boekingen weer onder aandacht te brengen. Wellicht met een tussenstop om het aantal pakketten dat op de expeditie blijft staan terug te dringen. Kortom: werk je met KPI’s, dan hoef je jezelf nooit te vervelen.

Succes?

Ga je dit oplossen met een KPI die verkeerde boekingen bij houdt, dan verschuif je het probleem. Op je Power BI dashboard zie je resultaat. Maar na dit ‘succes’ zal een nieuwe KPI nodig zijn. Bijvoorbeeld ‘vermiste pakketten’. Die moet dan ook weer naar beneden. Zijn de vermissingen opgelost, dan is het tijd om de boekingen weer onder aandacht te brengen. Wellicht met een tussenstop om het aantal pakketten dat op de expeditie blijft staan terug te dringen. Kortom: werk je met KPI’s, dan hoef je jezelf nooit te vervelen.

Brainstormen, omdenken en de praktijk

Breng het proces in kaart

Een andere aanpak levert blijvend resultaat. Power BI kan het proces in kaart brengen. Je ziet hoe lang gemiddeld over de ontvangst van een pakket gedaan wordt. Door in te zoomen op afwijkingen ontdek je voor welke typen pakketten het proces tekort schiet. Doen specifieke medewerkers langer over dezelfde handeling? Dan weet je wie extra training nodig heeft. Heeft iedereen moeite met een bepaalde levering? Dan is een structurele aanpassing nodig.

processen in kaart brengen
Wat levert de maatregel op

Wat levert de maatregel op?

Omdat Power BI eenvoudig verschillende gegevensbronnen vergelijkt, kun je het effect van maatregelen in beeld brengen. Wie de fixatie met KPI’s verliest, zal zien dat een afname van verkeerde boekingen weinig oplevert. Het totaalplaatje krijgt weer de hoofdrol.

Wat levert de maatregel op?

Omdat Power BI eenvoudig verschillende gegevensbronnen vergelijkt, kun je het effect van maatregelen in beeld brengen. Wie de fixatie met KPI’s verliest, zal zien dat een afname van verkeerde boekingen weinig oplevert. Het totaalplaatje krijgt weer de hoofdrol.

Brainstormen, omdenken en de praktijk

Technologie juist inzetten

Microsoft Power BI is een krachtig gereedschap. Ieder bedrijf dat met Office 365 werkt, kan er zijn voordeel mee doen. Maar alle technologie heeft limieten en valkuilen. Met Power BI kun je je blindstaren op je KPI’s. Je reduceert een complexe organisatie tot enkele waarden die niet noodzakelijkerwijs zeggen wat er werkelijk speelt.

de juiste technologie inzetten
oplossingen spiegelen

Het kan ook anders

Je kan Power BI ook goed inzetten. Gebruik het om de processen in kaart te brengen. Zet die kennis vervolgens in om verbeterpunten te zoeken. Vergeet daarin de mens niet. Spiegel oplossingen altijd aan de medewerkers die ermee aan de slag moeten. Dan werk je vanuit inzicht, met meetbaar resultaat op een manier die medewerkers motiveert.

Het kan ook anders

Je kan Power BI ook goed inzetten. Gebruik het om de processen in kaart te brengen. Zet die kennis vervolgens in om verbeterpunten te zoeken. Vergeet daarin de mens niet. Spiegel oplossingen altijd aan de medewerkers die ermee aan de slag moeten. Dan werk je vanuit inzicht, met meetbaar resultaat op een manier die medewerkers motiveert.

Het kan ook anders
 

Resultaat boeken of navelstaren?

Office 365 faciliteert het allebei. Maar wij helpen je liever resultaat boeken. Benieuwd hoe? Neem contact op en vraag gelijk naar onze tweede bijeenkomst over Industrie 4.0 bij Microsoft. 

Power BI in Office 365? Bekijk hier de mogelijkheden!